Hannover Fairs International / Fiera di Hannover
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Oggi le fiere online continuano a diventare sempre più popolari, specialmente per l’avvento del Covid e la necessità di rimanere in casa a causa del lockdown. Per fortuna, però, la tecnologia è a un livello in cui è possibile organizzare eventi virtuali in grado di competere egregiamente con le fiere reali. E così facendo è possibile accorciare un po’ le distanze. Tuttavia, organizzare una fiera online che funzioni non è così facile come sembra.

Con la varietà di opzioni disponibili sul web, ci si può trovare a chiedersi come, quando e per quale motivo pianificare un evento online. La pianificazione e l’organizzazione di un evento online, infatti, è molto più importante dello scegliere semplicemente una piattaforma di streaming dove poter parlare dell’evento. La pianificazione di eventi virtuali, infatti, richiede un po’ più di impegno e pianificazione.

Le fiere virtuali e la visibilità sul web

Anche prima dell’avvento del Covid, dunque ben prima del primo lockdown, era in atto un progressivo processo di digitalizzazione delle fiere; non di rado abbiamo sentito parlare infatti di realtà aumentata e realtà virtuale, dei portali e dei siti di diverse fiere che consentono la totale virtualizzazione degli eventi espositivi.

Prima, però, i siti delle fiere erano elaborati secondo una struttura che ricordava molto più un catalogo online con ricostruzioni tridimensionali che riportavano i contenuti degli espositori in fiera. Si tratta di smart catalog in continuo aggiornamento tra le diverse edizioni delle fiere che costituiscono ancor più un motivo di osservazione e riflessione per gli utenti delle fiere.

Oggi la presenza sul web dei siti delle fiere è pensata più che mai in maniera strategica per riuscire a lavorare costantemente sul miglioramento della visibilità sul web che Google offre e che, dunque, fa sì che possa aumentare il numero di visitatori e il conseguente successo della fiera.

Infatti è lo stesso Google a poter essere definito la fiera online per antonomasia. Con tutta la sua opera di indicizzazione e lo smisurato volume di visite che riceve ogni giorno, Google funge oggi da espositore digitale, una sorta di fiera multisettorializzata aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Ma allora in quest’ottica come devono muoversi e svilupparsi le fiere 2.0?

Le fiere digitali: come si sviluppano

Spesso con il cambiare dei tempi e la necessità di spostarsi su web la domanda che ogni manager di fiere si è posto è stata: come si organizza una fiera online?

Un po’ come un piano di marketing, le strategie che compongono l’organizzazione di una fiera online includono diversi step tra cui la lead generation, la brand awareness per consolidare e fidelizzare il proprio pubblico, e infine analisi di mercato e concorrenza. 

La pianificazione dell’evento

Prima di organizzare una fiera online, lo step fondamentale è quello di definire lo scopo dell’evento e ciò che si desidera ottenere. Bisogna considerare a quale pubblico rivolgersi (lead generation) per comprendere e decidere lo scopo e l’obiettivo della mostra online. Dunque è necessario organizzare e capire come si vorrebbe che il pubblico interagisse con il proprio evento online e quali obiettivi raggiungere.

Inoltre, avere una timeline e un programma e per una fiera online è fondamentale. Se si desidera sviluppare un evento che sia coinvolgente e che attiri quanti più visitatori possibile, bisogna organizzare la fiera online come un evento reale. 

Se necessario, si potrebbe anche definire un team specializzato di manager esperti nello sviluppo e nella definizione di un programma online per le fiere. In qualsiasi caso bisogna esser sempre pronti a qualsiasi tipo di evenienza, ricorrere a piani di emergenza in caso di crash dei server e organizzare un piano d’azione per ogni giorno della fiera. Qualunque sia l’evento, una fiera mal strutturata è vulnerabile agli errori.

La fiera virtuale

La scelta della data e dell’ora più idonea alla natura della fiera online deve essere strategica. È essenziale infatti non impostare la data della mostra nello stesso giorno in cui sono previsti altri eventi o festività.

La promozione dell’evento è importante. Una volta identificato il pubblico ideale della fiera online, è arrivato il momento di sponsorizzare l’evento. Dunque sarà possibile dare informazioni in più sulla mostra, rendere pubbliche le date, gli ospiti che parteciperanno e cosa aspettarsi da questo tipo di evento. Creare hype attorno all’evento online che si sta organizzando e indirizzarlo verso il pubblico giusto può essere una buona strategia per attirare partecipanti.

Un altro step fondamentale è quello di non sottovalutare la fase di organizzazione e creazione del contenuto del tuo evento online, fondamentale per offrire un’esperienza di evento online piacevole sia per i partecipanti che per gli organizzatori e gli ospiti. Se possibile, si può considerare anche di pensare a contenuti da sviluppare pre-evento. In generale, una buona organizzazione dei contenuti prima, durante e dopo un evento è ciò che rende efficace un evento online.

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