Che abbia un raggio locale o che spalanchi a scenari internazionali, il mondo fieristico è sempre un ottimo volano per il business, al di là del settore specifico di appartenenza. È uno spazio di scambio tra aziende e visitatori, dove le persone si incontrano fisicamente (aspetto per nulla scontato in tempo di lavoro da remoto e di fiere virtuali con ambienti 3D), si confrontano idee e know-how, si stringono partnership aziendali, si scoprono le innovazioni del momento e si approfondiscono le tecnologie.
Il volume di affari che generano le fiere è indubbiamente rilevante. Secondo AEFI (Associazione Esposizioni e Fiere Italiane), il sistema fieristico del “tricolore” nell’anno 2024 ha collezionato 831 manifestazioni che hanno attirato quasi 18 milioni di visitatori, con un incremento del 6,1% sul 2023, di cui 1,3 milioni provenienti dall’estero, registrando in questa voce una crescita del 4,2%.
Ogni anno, in tutto il mondo, si svolgono migliaia di fiere. Perché l’occasione creata dalla manifestazione porti a risultati concreti è fondamentale organizzarsi al meglio. Ecco una guida in otto punti con consigli e suggerimenti per fare il proprio “piano fiera” al fine di prepararsi adeguatamente e riuscire a ottenere la visibilità desiderata.
1. Definizione del budget per la fiera
Quando si struttura un “piano fiera” bisogna essere pratici e realisti, e chiedersi: qual è la cifra che l’azienda è disposta a spendere per partecipare all’evento? Qual è il budget annuale per la partecipazione a manifestazioni fieristiche?
Dai numeri che verranno comunicati in risposta, a cui la dirigenza aziendale e/o la proprietà guardano con grande attenzione, cominceranno ragionamenti, valutazioni e scelte.
D’altronde, il rispetto del vincolo di bilancio (ovvero il principio secondo il quale non si spende più di quanto ci si possa permettere) vale per tutti: piccole, medie e grandi realtà, comprese le multinazionali, indipendentemente dalla loro dimensione.
2. Definizione degli obiettivi della fiera
Avendo piena coscienza dei limiti di spesa aziendali, si procede a fissare gli obiettivi da raggiungere attraverso la partecipazione alla fiera. Ce ne sono diversi, e non è detto che uno debba escluderne altri:
Accrescere la visibilità del brand per uscire dall’anonimato e farsi notare, oppure consolidare la propria presenza sul mercato.
Stringere collaborazioni con i potenziali partner presenti in loco con l’obiettivo di sviluppare relazioni commerciali o rafforzare le sinergie già in essere.
Fare rete con fornitori, distributori, investitori per migliorare i rapporti, diminuire i costi di produzione, accrescere la qualità.
Raccogliere contatti qualificati tra operatori fieristici e visitatori.
Effettuare vendite dirette dei propri prodotti e servizi durante lo svolgimento della fiera.
Lanciare nuovi prodotti e servizi sfruttando la vetrina fieristica, la quale consente un feedback immediato da parte di clienti storici e potenziali, fornitori, visitatori.
Reclutare personale, con competenze e caratteristiche specifiche, per ampliare l’organico.
3. Individuare la giusta fiera
Stabilite le finalità, è fondamentale fare una cernita delle fiere in programma nell’annualità e decidere a quale o quali partecipare. Prima di tutto è da capire la tipologia: se B2B (business to business), se B2C (business to consumer) o se un mix delle due precedenti.
Successivamente vanno esaminati una serie di fattori: il settore di riferimento, la storicità dell’evento, la sua localizzazione geografica, il target dei visitatori, la partecipazione di competitor e partner, la copertura mediatica (ad esempio a mezzo stampa e via social network) che può ottenere. Dalla combinazione dei diversi elementi è possibile determinare la fiera che fa più al caso vostro.
4. Fase pre-fiera
La regola d’oro è muoversi sempre in largo anticipo. Per organizzare la partecipazione a una fiera, è importante iniziare a lavorarci molto tempo prima, da qualche mese ad almeno un semestre per eventi di medie-grandi dimensioni.
Innanzitutto, è strategico stabilire chi fa cosa, creare un team di lavoro e nominare i vari responsabili delle attività principali:
Acquisto della postazione e valutazione della sua localizzazione (un posto migliore dà più visibilità e passaggio).
Gestione di documenti, pratiche e pass.
Progettazione e allestimento dello stand.
Attività di comunicazione e di marketing (incluse brochure e gadget regalo).
Logistica e montaggio.
Selezione dello staff di contatto.
Ovviamente, in questo momento si definisce anche chi si occuperà dello smontaggio e della successiva gestione post-evento.
5. Comunicare e promuovere la fiera
L’esito positivo (o negativo) si comincia a delineare ben prima dell’apertura delle danze. La partecipazione a una fiera deve essere comunicata a dovere in modo che tutti gli interessati ne siano a conoscenza.
Vanno quindi organizzate delle campagne di comunicazione da veicolare tramite il proprio sito web, newsletter, canali social. Inviare comunicati stampa per informare le testate giornalistiche.
Valutare il coinvolgimento di content creator, influencer e personaggi conosciuti (della televisione, dello sport e così via), così come la realizzazione di pubblicità e video promozionali.
Infine, coinvolgere i propri contatti con inviti mirati. Tutte queste azioni, oltre alle finalità informative, hanno lo scopo di generare traffico qualificato verso lo stand.
6. Durante la fiera (presso lo stand)
È il momento clou, dopo mesi di preparazione. Tutto deve essere curato nei minimi dettagli. Il personale appositamente posizionato dispensa informazioni con cordialità e professionalità e raccoglie nominativi e contatti, le brochure e i volantini sono facilmente consultabili, i QR code possono essere inquadrati senza difficoltà, i gadget risultano a portata di mano di tutti, gli schermi trasmettono in loop i filmati.
Andrebbero previste anche un paio di postazioni (tavoli, sedie, divanetti), realizzando una zona separata e confortevole, per discutere e intavolare affari con imprenditori, manager, fornitori e partner.
Sarebbe opportuno anche dar vita a effetti sorprendenti (suscitando il cosiddetto “wow”) offrendo ai visitatori un’esperienza unica, magari grazie alla realtà aumentata o virtuale.
7. Durante la fiera (agli altri stand)
Tra le attività rilevanti da svolgere nel corso della fiera, oltre al presidio dello stand, c’è quello di girare, far visita alle postazioni altrui, raccogliere materiale e informazioni, conoscere player di mercato, scoprire i loro avanzamenti tecnologici, comprendere se esistano possibilità di fare squadra.
A tal proposito, si consiglia di portare con sé del materiale illustrativo, brochure e magari un tablet o un pc portatile con presentazioni pronte per essere mostrate. D’altronde, ogni occasione è utile per fare business.
8. Fase post-fiera
Con lo smontaggio dello stand e il rientro in ufficio non si chiude il capitolo fiera. Anzi, inizia la cruciale attività di follow-up.
In cosa consiste? Nell’invio di messaggi o e-mail personalizzate ai contatti raccolti, nell’inserimento di dati nei propri database per finalità commerciali, nell’effettuazione di valutazioni in merito ai risultati raggiunti, nell’organizzazione di un debriefing con il team e nella comunicazione dell’esito positivo dell’evento, attraverso fotografie, filmati, articoli, per favorire il coinvolgimento delle persone esterne alla realtà aziendale, mantenere alta l’attenzione e affermare il proprio brand.
